西南医科大学临床医学院分团委·学生会 例会制度

发布时间:2017-03-14 22:27:53

  西南医科大学临床医学院分团委·学生会
 
  例会制度
 
  (试行)
 
  【立法目的】旨在为提高学生会的工作效率,以利于学生会正常的工作运转、部门间的成果分享以及成员间的情感交流。根据《临床医学院分团委·学生会章程》,结合学生会实际情况,制定本条例。
 
  第一条 出勤规定
 
  所有会议,在无生病、课堂冲突或活动冲突的情况下,需完成出勤,出勤情况由办公室进行统计并于网络云盘、临床医学院工作群上进行更新,定期公示。如有特殊情况需由当事人向主席团进行请假,不能代为请假。例会一周一次或者隔周一次,会议时间由主席团根据实时情况确定并提前通知。
 
  第二条 会议记录
 
  会议记录由各部门部长和副部长轮流进行,需用规定格式的表格进行记录,会议结束后两天内需将表格及电子文档发到办公室进行网络汇总。
 
  第三条 会议纪律
 
  (一)会议召开信息(包括时间、地点、主持人、与会人群、会议主要内容)需至少提前一天下达, 除极特殊情况外不得仓促行事。主持人需在会议开始前告知会议时长,会议时长不得超过90分钟。
 
  (二)各部门成员需在会议约定时间的5分钟之前需到达,否则记为迟到。会议约定时间10分钟后记为缺勤。
 
  (三)主持人需提前做好会议备课,与会人员需做好会议笔记,会议记录人需做好会议记录。
 
  (四)会议记录人需自行打印《会议记录表》。会议开始前,会议记录人根据会议内容填写好“会议主要内容”板块;会议结束后,主持人需阅读会议记录,确认无误后签字。会议结束后,记录人尽快上传记录电子稿,不得超过2小时。
 
  (五)例会期间每位与会成员必须佩戴好工作牌,不佩戴者例会结束后主席提醒并警告。
 
  (六)会议期间使用普通话,与会人员必须遵循开会程序,
 
  如有疑问待发言人讲完后再提出。
 
  (七)会议一般纪律,如:会议签到,会场纪律,会场卫生,此处不予强调与赘述,需尽心做好。
 
  第四条 会议惩戒
 
  (一)迟到会议的成员需对在场成员进行道歉,由办公室监督。
 
  (二)无故缺勤者需在学生会内部进行自我检讨一次,字数800字以上,由会议主持人与各自上级监督执行。
 
  第五条  会议进行细则
 
  (一)例会准备
 
  (1)主席团成员以及各部门部长应该在每周例会前讨论好会议的主要内容,达成共识,并制定各自讲述部分,做到彼此所讲内容不遗漏,不重复,不冲突。言简意赅,工作传达应该清晰易懂,节约时间,提高效率。
 
  (2)部长们应在会前通知部员,使其在每周例会前针对会议内容和流程上的要求拟定好自己的工作总结及评价,以免会上边说边想浪费时间。
 
  (3)主席团须在例会前安排办公室发送短信、或者官方通知群里,通知各参会成员例会的时间和地点。内部通知允许适当轻松活泼。
 
  (4)会议上所需的材料或其他物品须组织部提前准备好,并提前到达会议地点对会场进行布置。
 
  (二)例会主要流程
 
  (1)“成果交流” ——首先,各部门部长依次总结自己部门上一周的工作内容并对其做出客观评价,对于特别出色的部员,部长应给予表扬和肯定;其次,部长对大家工作中的不足点应加以提醒,并鼓励其改正。最后,由主席团成员整体总结学生会上一周的工作情况,以便各部门对新一周的工作做出及时调整。
 
  (2)“工作布置” ——主席团成员下达本周或近期的各项工作任务,应尽量遵循学生会各部门意愿,让其自行选择感兴趣的版块,以提高学生会成员的主动性和积极性,如必要时部长可以进行人员协调。
 
  (3)“自由分享” ——从主席团成员、部长到部员的顺序进行个人分享,内容不限,但要求积极向上,有真情实感。本周分享结束后应确定下周分享人选。
 
  (4)“畅所欲言” ——例会是部门之间面对面交流和沟通的绝佳机会,如果时间允许,大家可以进行更广泛的交流,内容不限。
 
  第六条 奖励制度
 
  (一) 凡学生会成员,每学期期末将根据成员例会考核情况进行操行分等级评定。加分依据详见《西南医科大学学生守则》。
 
  (二) 期末根据成员在学生会各部门的表现以及对学生会工作的贡献程度对其进行评定。表现优异的同学经评选可获得优秀部员,入党积极分子,优秀团干等荣誉称号。
 
  (三) 对积极参加例会及工作态度认真的成员,可按部门的具体情况进行相应的奖励。
 
  第七条 本制度自通过之日起正式生效。
 
  第八条 本制度解释权归学生会学生会部长会议所有。
 
  附: